Den Öffentlichen Dienst in Bremen zukunftsfähig, effizient und bürgerfreundlich gestalten

Der öffentliche Dienst deckt ein breites Spektrum öffentlicher Dienstleistungen ab. Zahlreiche Behörden und Ämter übernehmen und regeln in Bremen die öffentlichen Aufgaben. Sie sind eng mit den Anliegen der Bürgerinnen und Bürger gekoppelt. Es gibt in jeder Behörde und jedem Amt eine große Vielzahl sehr engagierter und kompetenter MitarbeiterInnen, die täglich qualifiziert und kundenorientiert ihre Arbeit verrichten. Die Beschäftigten des öffentlichen Dienstes müssen strukturell in die Lage versetzt werden, ihre Arbeit adäquat erledigen zu können.

Der öffentliche Dienst in Bremen ist jedoch in den vergangenen Monaten vermehrt in die Kritik geraten. Ob Stadtamt, Standesamt, Elterngeldstelle oder auch die städtische Planung der Kinderbetreuung – in einigen Bereichen der Verwaltung läuft es nicht rund. Eltern warteten wochenlang auf die Geburtsurkunde und warten monatelang auf die Auszahlung des Elterngeldes. Andere hoffen auf einen Kindergartenplatz, auf den sie einen Rechtsanspruch haben. Im Stadtamt haben Menschen bisher stundenlang gewartet, um einen Personalausweis zu beantragen oder ihr Auto an-, ab- oder umzumelden. Heiratswillige mussten den gewünschten Hochzeitstermin verschieben, weil das Standesamt nicht mehr hinterher kam. Bauherren und Investoren sind unzufrieden mit langen Bearbeitungszeiten ihrer Bauanträge. Diese Probleme in Teilbereichen des öffentlichen Dienstes lassen sich nicht schönreden.

Eine nicht optimal funktionierende Verwaltung, ein öffentlicher Dienst, der die Probleme der Menschen in der Kommune nicht löst, führt unweigerlich zum Verlust des Vertrauens in den Staat und Politikverdrossenheit. Die Ergebnisse einer Bürgerbefragung des öffentlichen Dienstes in Deutschland 2015 (dbb Journal, Januar 2016) ergab, dass 61 Prozent der Deutschen meinen, dass der öffentliche Dienst eine flächendeckende Versorgung aller BürgerInnen mit öffentlichen Dienstleistungen garantiere. 66 Prozent kritisieren, die öffentliche Verwaltung sei zu aufgebläht und koste zu viel. 75 Prozent halten die Verwaltung im Vergleich zur freien Wirtschaft für zu schwerfällig, 70 Prozent sehen durch Bürokratie und bürokratische Vorschriften die Freiheit der einzelnen BürgerInnen immer stärker eingeschränkt. 66 Prozent meinen außerdem, dass viel zu viel verwaltet werde und mehr der eigenen Initiative der BürgerInnen überlassen werden sollte. Diese Ergebnisse zeigen: Es ist nicht einzig ein bremisches, sondern ein bundesweites Problem. So wird zum Beispiel in Berlin und Hamburg derzeit über Verwaltungsdefizite und Verbesserungspotenziale diskutiert.

Die BürgerInnen haben Anspruch auf eine zuverlässig funktionierende Verwaltung mit ihren Dienstleistungen, schließlich wird der öffentliche Dienst aus Steuern finanziert. Grünes Ziel ist es, die Verwaltung so zu modernisieren, dass sie effizienter im Sinne der KundInnen arbeiten kann. Das ist nicht allein eine Selbstverständlichkeit im Sinne der BürgerInnen, sondern auch eine Grundvoraussetzung für eine wachsende Stadt und ein entscheidender Standortfaktor für Bremen. Wir sind davon überzeugt, dass eine Verwaltungsreform eine Chance für alle ist – für die Bürgerinnen und Bürger, aber auch für die vielen Beschäftigten im öffentlichen Dienst. Eine effektivere Verwaltung führt zu einer höheren Kundenzufriedenheit, zu verbesserten Arbeitsbedingungen, zu einer höheren Zufriedenheit der Beschäftigten und damit auch zu einem geringeren Krankenstand.

Problemanalyse

Die Problemlagen in jenen Verwaltungsbereichen, die nicht gut funktionieren, sind komplex. Das reicht von überdimensionierten Organisationsformen, nicht optimalem Controlling, über Fehlplanungen und vereinzelten Mängeln in den Führungskompetenzen bis hin zu einem hohen Krankenstand in einzelnen Ämtern mit daraus folgendem Bearbeitungsstau. Beim Personalaufbau fehlen Stellen oder sind nicht besetzt. Es werden zu viele Arbeitsabläufe in den Behörden unabgestimmt bearbeitet. Ein Pauschalrezept, um die Unzulänglichkeiten zu beheben, gibt es nicht.

Es bedarf mehrerer Schritte, um die Probleme ggf. unter Hinzuziehung externen Sachverstandes und/oder Best-Practice-Beispielen anderer Kommunen zu lösen:

1. Erkennen und benennen, welche Verwaltungsbereiche nicht optimal funktionieren
2. Analyse, um welche Probleme es sich jeweils genau handelt
3. Analyse, welche Gründe zu den Problemen führen
4. Lösungswege aufzeigen, bewerten und umsetzen

Es gibt in Bremen gute Beispiele für bereits umgesetzt Verwaltungsmodernisierungsvorhaben, wie zum Beispiel:

• der sozial-verantwortliche Einkauf der Bremer Verwaltung: Mitte 2016 wurde bei der Senatorin für Finanzen eine Kompetenzstelle für sozialen Einkauf eingerichtet. Dieser wird weiter gestärkt.
• der zentrale Einkauf: Prozesskostenvorteile im zentralen Einkauf wurden und werden weiter ausgeweitet. Mit dem Unternehmenskonzept IB hat der Senat den Ausbau zum Einkaufs- und Vergabe-Zentrum beschlossen. Zukünftig sollen neben Waren und Produkten des Verwaltungsbedarfs auch vermehrt Dienstleistungen zentral eingekauft werden.
• die Kompetenzcenter Personalrecht und Beteiligungsrecht wurden bereits bei der Senatorin für Finanzen eingerichtet und haben ihre Arbeit aufgenommen. Die Kompetenzcenter EU-Beihilferecht und Vergaberecht sollen noch beim Senator für Wirtschaft, Arbeit und Häfen eingerichtet werden.
• der integrierte Personalservice: Bei Performa Nord wird ein gebündelter und standardisierter Personalservice eingerichtet.
• das Service Center Bau bietet eine umfassende Bearbeitung zu Bebauungsplänen, Bauakten, Kataster und Vermessung aus einer Hand.

Für die derzeit nicht gut funktionierenden Bereiche sind rasche Lösungen gefragt:

Beispiele:

1. Das Stadtamt als ‚Mammutbehörde‘ war bisher für seine vielfältigen Aufgaben nicht gut aufgestellt. Deshalb wird es in seiner bisherigen Form aufgelöst. Die Bürgerservicecenter  sollen in einem eigenständigen Bürgeramt zusammengefasst werden. Die Ausländerbehörde wurde in ein eigenes Amt für Migration, Aufenthaltsrecht und Einbürgerungen umgewandelt. Hier hat sich übrigens gezeigt, dass mit einem engagierten Team und einer strukturierten Amtsleitung auch in kürzester Zeit Herausforderungen wie die Zunahme von Fällen durch die Flüchtlingssituation gelöst werden können.  Ordnungsrechtliche Aufgaben übernimmt künftig das neue Ordnungsamt. Gewerberecht und weitere Aufgaben anderer Ressorts sollen möglichst von diesen eigentlich dafür zuständigen Ressorts übernommen werden. Querschnittsaufgaben wie Personal, IT und Haushalt werden zentral von der senatorischen Behörde wahrgenommen.
   
   Darüber hinaus kann noch helfen: Online-Verfahren bei An- und Ummeldungen. Geburtsurkunden am Wohnort statt am Geburtstort beantragen (Niedersachsen). Auch eine bessere Kooperation mit den Krankenhäusern zur Erstellung von Geburtsurkunden ist wünschenswert.
    
2. Eine bürgernahe und dienstleistungsorientierte Verwaltung muss sich heute stärker an der Lebenswirklichkeit der Menschen orientieren. Dazu gehört nicht nur eine zügige Terminvergabe. Dazu gehört auch die Möglichkeit, außerhalb der normalen Arbeitszeit und möglichst auch von zu Hause aus noch mehr Behördenangelegenheiten zu erledigen. Wer z.B. seinen Wohnsitz anmelden oder einen Kinderreisepass beantragen möchte, soll hierzu nicht extra einen Tag Urlaub nehmen müssen. Selbstverständlich muss es auch zukünftig möglich sein, spontan und ohne Termin Anliegen im Kundenzentrum zu erledigen. Grundsätzlich sollten zudem solche Angelegenheiten, für die ein persönliches Erscheinen im Kundenzentrum nicht vorgeschrieben ist, online zu erledigen sein. Zu diesen Maßgaben sind die notwendigen Voraussetzungen zu schaffen und entsprechend einheitlich, verlässlich und zentral – im Hinblick auf Personal, Ressourcen, Standards und Technik – zu steuern.
   
   Im Rahmen der Geschäftsprozessoptimierung und einer einheitlichen Steuerung muss auch eine zeitnahe Bedienung der Spontankundinnen und -kunden und eine Gewährleistung von ausgewählten Expressdienstleistungen ohne Wartezeit in den Kundenzentren sichergestellt werden. Es ist zu prüfen, ob insbesondere vor den Sommerferien die Beantragung von Reisepässen durch prioritäre Bearbeitung und entsprechende Personalsteuerung beschleunigt werden kann.
    
3. Das Bauamt Bremen-Nord stand öfters wegen zu langer Bearbeitungszeiten, unklarer Vorgaben an Bauherren und Architekten und Kommunikationsschwierigkeiten mit Bauherren, aber z.T. auch Anliegern von geplanten Neubaugebieten in der Kritik. Unbesetzte Stellen, ein hoher Krankenstand und offenbar Differenzen zwischen Leitung, Personalrat und MitarbeiterInnen führen zu unerwünschten Verzögerungen von Bauprojekten. Zur Abhilfe der langen Bearbeitungszeiten könnte  u.a. eine Umorganisation beitragen: Es sollte eine zentrale Ansprechstelle ausschließlich für den Kundenkontakt geben, die die Bauanträge entgegennimmt und die AntragstellerInnen berät, bis die Unterlagen vollständig sind. Danach könnte der Antrag gebündelt an die Bauverwaltung weitergereicht werden. Die MitarbeiterInnen sollten nicht mehr nach Bezirken aufgeteilt werden und dort nicht länger für alles zuständig sein, sondern die Anträge nach Fachgebieten (Reihenhaus, Gewerbeimmobilie, Anbauten etc.) bearbeiten. Dadurch müssen sie sich nicht ständig in komplizierte neue Sachgebiete einarbeiten, sondern können effizient die Aufgabe in ihrem Fachgebiet erledigen.
    
4. Wenn viele hunderte Kinder mit einem Rechtsanspruch auf einen Betreuungsplatz noch nicht versorgt sind, zeigt das: Das bisherige System der Vergabe von Krippen- und Kitaplätzen ist nicht in der Lage, auf Veränderungen wie eine steigende Geburtenrate oder auch den Zuzug von Flüchtlingskindern gebührend schnell zu reagieren. Das zentralistische System ist zu starr. Seitdem aufgrund des Rechtsanspruchs einjährige Kinder in die Krippen streben, ist die Vorlaufzeit für eine staatliche Planung zu kurz. Es braucht unbürokratischere schnellere Reaktionszeiten. Ein Ausweg ist die Einführung eines Kita-Gutschein-Systems, wie es in Hamburg oder auch Berlin inzwischen erfolgreich implementiert ist. Dort werden Plätze direkt von den Anbietern vor Ort geschaffen, wo Eltern – ausgestattet mit Gutscheinen – Plätze nachfragen. Die Grünen-Fraktion fordert, dass Bremen in enger Abstimmung mit den Trägern und Elternvertretungen die passenden Elemente des Gutscheinsystems übernimmt. Wir sind davon überzeugt, dass die im Ziel richtige Zusammenlegung der Bereiche Bildung und Kita besser über die vorgeschaltete Zusammenarbeit in Projekten wie etwa beim Modellversuch zur übergreifenden Sprachförderung von Kita und Grundschule gelingen kann, als mit einer Hauruck-Methode, die die beiden Bereiche versucht auf Knopfdruck zusammenzulegen. Bei Pisa gibt es seit zehn Jahren kaum Verbesserungen. Sogar bei der Versorgung mit Studentenwohnheimplätzen ist Bremen im Bundesvergleich am unteren Ende.
   
   Ob Immobilien Bremen, das Amt für Straßen und Verkehr, die Bildungs- oder Ausländerbehörde, die Wirtschaftsförderung Bremen oder die verzögerte Bearbeitung in der Elterngeldstelle, mangelnde Beitreibung von Unterhaltsgeldern säumiger Zahlenden in Millionenhöhe, … die Liste ließe sich noch um viele Beispiele erweitern.
   
   Viele Dienststellen und Ämter haben gemein, dass Prozesse zu lange dauern und nicht immer kundenfreundlich ausgerichtet sind. Bremen wartet immer noch auf eine einheitliche Vergabestelle, die fester Ansprechpartner für Unternehmen ist und die Vergabepraxis verschlanken und beschleunigen soll. Aus dieser Perspektive wird deutlich, dass die Probleme des öffentlichen Dienstes langfristig entstanden sind und nur strukturell behoben werden können.

E-Government – ist der Fachausdruck für eine digitalisierte Verwaltung!

Die Digitalisierung der Verwaltung würde einen enormen Effizienzgewinn bringen. Die E-Government-Ideen müssen umgesetzt werden.

Nicht nur nach Einschätzung des Normenkontrollrates und seines Gutachtens sind in Sachen Digitalisierung erhebliche Defizite in Deutschland vorhanden. Deshalb muss für die Vorteile von E-Government verstärkt geworben werden.

Bisher hat E-Government in Bremen nicht wie gewünscht Anklang gefunden. Ein gut funktionierendes System wäre der Anreiz und Motivation für die Bürger*innen es stärker zu nutzen.  Wir müssen daher die Digitalisierung streng an den NutzerInnen orientieren. Dabei geht es zum einen um die Zufriedenheit der BürgerInnen, zum anderen aber auch um die der MitarbeiterInnen in den Verwaltungen. Nur wenn viele Menschen die Veränderungen akzeptieren und gutheißen, kann es auch zu spürbaren positiven Wirkungen kommen. Es muss herausgearbeitet werden, welche Veränderungen für eine moderne Verwaltung notwendig sind und wie sie erreicht werden können. 

Bürgernahen Kontakt optimieren

Die BürgerInnen erwarten von staatlichen Stellen schnelle und praktikable Lösungen für ihre Anliegen. Gerade in den Bereichen, wo Bürgerinnen und Bürger Kontakt mit der Verwaltung haben, muss diese auch gut funktionieren.

Oftmals planen mehrere senatorische Behörden nebst ihren Verwaltungen parallel an einem Thema. Eine bessere Absprache und Federführung hierzu führt zu einem konzentrierteren Arbeitsprozess und beschleunigt die Verfahren und auch ggf. die Abstimmungen zwischen den Ressorts.

Hier sind allerdings auch vor allem die Führungsebenen, von der Abteilungs-/Referatsleiterebene bis hin zu den StaatsrätInnen und SenatorInnen gefragt, an effizienten Lösungen zu arbeiten und nicht nur bloßes verwaltendes Verwaltungshandeln zuzulassen.

Konstruktives Miteinander der Behörden mit den Personalvertretungen

Bei der Umstrukturierung von Verwaltungseinheiten geht es in Bremen nicht darum, Personal einzusparen. Der öffentliche Dienst in Bremen ist nach den Sparvorgaben der vergangenen Jahre personell an einer Grenze angekommen, die nicht überschritten werden kann, ohne die Arbeitsfähigkeit zu gefährden.

Es geht darum, die Strukturen und die Arbeit für eine gute öffentliche Dienstleistung im Sinne der BürgerInnen effizienter zu organisieren.

Hierzu bedarf es einer motivierten Verwaltung. Wertschätzungskultur, Fortbildungen oder auch ein gutes Gesundheitsmanagement gehören aus unserer Sicht dazu.

Bremen hat z.B. ein, im Vergleich zu anderen Bundesländern, sehr flexibles Bildungsurlaubsgesetz. Darauf sind wir stolz, denn für uns hört das Lernen nicht mit der Ausbildung oder dem Studium auf.

Es muss auch das Beförderungsinstrument hinterfragt werden, damit sich MitarbeiterInnen auch auf Leitungsebenen nicht immer wieder wegbewerben, zum Beispiel in andere Bundesländer oder in die freie Wirtschaft, sondern eine Kontinuität der Mitarbeiterstruktur gewährleistet ist. Eine angemessene, mit anderen Kommunen vergleichbare Entlohnung sorgt auch bei Bewerbungen dafür, dass sich genügend qualifizierte InteressentInnen bewerben.

Für den Prozess eines effizienten öffentlichen Dienstes ist die konstruktive Mitarbeit der Belegschaften unabdingbar. Dabei geht es darum, Lösungen gemeinsam im Dialog zu erarbeiten. Arbeitnehmerrechte und Mitbestimmung sind wichtig und von hohem Wert. Dafür haben Gewerkschaften, Personalvertretungen und Betriebsräte zu Recht jahrzehntelang gekämpft. Diese Rechte sollen ArbeitnehmerInnen eine angemessene Entlohnung, Gesundheitsschutz und Arbeitssicherheit am Arbeitsplatz sowie einen Kündigungsschutz gewährleisten. Das darf und wird auch von uns zukünftig nicht in Frage gestellt werden.

Aber Mitbestimmung darf sich nicht in Blockadehaltung erschöpfen, sondern dient dazu, an adäquaten Lösungen zu arbeiten, die dem Anspruch der BürgerInnen an den öffentlichen Dienst ebenso wie den berechtigten Interessen der öffentlich Bediensteten gerecht werden.

Personalvertretungen in Bremen haben einen großen Einfluss auf Entscheidungen in der öffentlichen Verwaltung. Dies ist im Sinne der Angestellten des öffentlichen Dienstes eine große Errungenschaft, bedeutet aber auf der anderen Seite auch eine große Verantwortung.

Im Bereich der Mitbestimmung wird die Freistellung von Personalräten zum Teil über die gesetzlich vorgeschriebene Quote ausgeweitet. Zum Teil können beim Dissens zwischen Personalvertretung und Verwaltungsleitung wichtige Entscheidungen zum Beispiel in organisatorischen Fragen über längeren Zeitraum verzögert werden.

Und da stellt sich die Frage: Ist das bremische Personalvertretungsgesetz, das die Mitbestimmungsrechte der Angestellten im öffentlichen Dienst regelt, verfassungskonform?

Wir stellen überhaupt nicht per se das Personalvertretungsgesetz in Frage. Es regelt viele Arbeitnehmerrechte, und das ist absolut richtig und muss auch weiterhin gelten. Aber es darf nicht dazu führen, dass Entscheidungen im öffentlichen Dienst entweder blockiert oder zu lange verzögert werden. Wir halten z.B. bei gesetzlichen vorgesehenen Schlichtungs- und Einigungsstellenverfahren eine befristete Dauer für notwendig, um zu schnelleren Entscheidungen zu kommen und Probleme effektiv angehen zu können.

In Schleswig-Holstein und Hamburg wurden zum Beispiel nach der Ausurteilung durch das Bundesverfassungsgericht 1995 Anpassungen am Personalvertretungsgesetz vorgenommen. In Bremen blieb man damals bei der Originalversion des Gesetzes.

Wir Grünen wollen einen effizienteren, kundenorientierten und mitarbeiterfreundlichen öffentlichen Dienst. Daher ist es notwendig, Baustellen zu benennen, Transparenz über die betrieblichen Prozesse zu schaffen und gemeinsam mit den Beschäftigten, Personalvertretungen und dem Dienstherrn eine lösungsorientierte Verwaltungsreform zu erarbeiten.

Bremen, 6. März 2017